Registros Contables en Panamá: Guía Completa para Empresas y Personas Jurídicas

Los registros contables son documentos financieros esenciales que detallan las transacciones, activos, pasivos, ingresos y gastos de una entidad. Según la Ley 254 de 2021, todas las personas jurídicas constituidas en Panamá, como las sociedades anónimas y las fundaciones de interés privado, están obligadas por ley a mantener estos registros actualizados.

Los objetivos principales de esta normativa son:

• Garantizar la transparencia fiscal y financiera.
• Evitar el uso de estructuras empresariales para actividades ilícitas.
• Cumplir con los estándares internacionales de prevención del lavado de dinero.

Entre la documentación de respaldo requerida se incluyen facturas, contratos y cualquier archivo que respalde movimientos financieros y decisiones. Un aspecto clave de la normativa es que los registros pueden mantenerse dentro o fuera del territorio panameño, siempre que sean accesibles para revisión cuando se soliciten.

Los agentes residentes juegan un rol fundamental en garantizar el cumplimiento de esta legislación y ahora tienen más responsabilidades. Según la Ley 254 de 2021, las personas jurídicas deben proporcionar anualmente a sus agentes residentes:

• Un resumen general de los registros contables.
• Información sobre la ubicación física donde se conservan estos registros (si están fuera de Panamá).

Es importante destacar que los registros contables deben mantenerse de forma accesible y protegida por, al menos, cinco (5) años a partir de la disolución de la empresa o la realización de la transacción que registraron.

Los agentes residentes tienen la obligación de notificar cualquier incumplimiento a las autoridades competentes, como la Dirección General de Ingresos (DGI). El incumplimiento de esta responsabilidad puede conllevar sanciones para las empresas y sus representantes.

La ley establece ciertas excepciones para empresas específicas que no están obligadas a presentar registros contables anualmente. Estas incluyen:

• Sociedades que están listadas en la Bolsa de Valores de Panamá.
• Entidades financieras reguladas por la Superintendencia de Bancos de Panamá.
• Empresas que ya son supervisadas por otras autoridades financieras y regulatorias nacionales.

Si bien estas entidades están exentas de entregar registros anualmente, no están exentas de mantenerlos. En caso de requerirse, deberán presentar la documentación correspondiente en auditorías o investigaciones oficiales.

Para asegurar el cumplimiento de las leyes de contabilidad en Panamá, es crucial seguir estas mejores prácticas:

1. Digitalizar tus registros: Utiliza sistemas contables digitales que estén en línea con las normativas internacionales para guardar de forma segura tus registros financieros.
2. Actualizar constantemente: La contabilidad debe reflejar las transacciones actuales de la empresa para evitar retrasos y problemas legales.
3. Colaborar con tu agente residente: Proveer la información requerida de manera oportuna y transparente es vital para evitar sanciones.
4. Capacitar al personal: Asegúrate de que tu equipo esté informado sobre los cambios en las regulaciones, como los derivados de la Ley 254 de 2021 y la Ley 52 de 2016.

Estas medidas no solo ayudan a cumplir con la ley, sino que también garantizan una gestión empresarial eficiente y libre de complicaciones legales.

El incumplimiento de las normativas contables en Panamá puede tener graves consecuencias legales y financieras para las empresas. Entre las principales sanciones se encuentran:

• Multas económicas: Las entidades que omitan registrar información adecuada pueden enfrentar sanciones a partir de B/. 500 hasta montos mucho mayores según la gravedad del incumplimiento.
• Suspensión de operaciones: Las empresas podrían quedar inhabilitadas para operar en Panamá hasta que regularicen su situación.
• Implicaciones legales: Dependiendo de las circunstancias, la falta de registros también puede llevar a investigaciones legales por posibles actividades ilegales.

En Limitless Legal, entendemos la importancia de mantener la buena reputación financiera de tu empresa. Por eso, ofrecemos servicios de asesoría contable y legal para asegurar que cumplas con todas las normativas panameñas.