Cómo manejar una sociedad offshore en Panamá - sin registros contables

Existen muchas creencias sobre la flexibilidad de las sociedades offshore en Panamá, especialmente en lo relacionado con los registros contables. Según la Ley 254 de 2021, una sociedad offshore debe mantener registros contables organizados que reflejen de manera clara las transacciones realizadas, incluso si la empresa no tiene actividad económica activa.

¿Qué implica esto? Básicamente, significa que aunque técnicamente una sociedad offshore puede no realizar movimientos financieros, estos registros son obligatorios para cumplir con la ley y evitar futuras sanciones legales. Incluir información básica, como balances y estados financieros, puede resguardar tu empresa de riesgos innecesarios.

• Si la sociedad está inactiva, deberá entregar una certificación de inactividad.
• Es obligatorio proporcionar documentación básica a través del agente residente en Panamá.

La Ley 254 dicta que las sociedades deben mantener un flujo de información actualizado. A continuación, te explicamos el detalle:

Si tu empresa no está activa, será necesario certificar este estatus ante el agente residente. Esto debe realizarlo un contador público autorizado.

Es importante enviar balances, libros diarios y cualquier documento que muestre la salud financiera de la sociedad, aunque las transacciones sean mínimas. Esto asegura que tu empresa esté dentro del marco de cumplimiento.

Proveer información básica, como el nombre del representante legal, el certificado de constitución y el domicilio fiscal.

Limitar errores o atrasos en esta entrega podrá evitar elevadas multas e incluso la suspensión de la sociedad.

Uno de los puntos más confusos para los empresarios es la ubicación física de la información contable. Según las leyes panameñas:

• Los registros contables pueden mantenerse en cualquier ubicación que la empresa considere conveniente.
• El agente residente debe tener acceso a esta información y debe estar disponible en caso de auditorías por parte de las autoridades locales.

Para garantizar la transparencia, te recomendamos trabajar con un contador público certificado localizado en Panamá. Esto es clave para mantener el cumplimiento y evitar complicaciones legales innecesarias.

Si una sociedad offshore en Panamá no mantiene registros contables adecuados, puede enfrentar serias repercusiones tanto fiscales como administrativas. La Ley 254 exige el cumplimiento de estos requisitos, y las consecuencias pueden incluir:

• Multas significativas que pueden superar los $1,000.
• Suspensión temporal o definitiva de la sociedad.
• Mayor escrutinio por parte de las autoridades fiscales.
• Posibles acciones legales en casos de incumplimiento grave.

Además de las sanciones monetarias y legales, la falta de registros contables adecuados afecta la credibilidad y reputación de la sociedad, lo que puede impactar sus relaciones comerciales internacionales.

Para garantizar el cumplimiento de la Ley 254 y evitar sanciones, sigue estas estrategias clave:

1. Mantén registros financieros organizados: Asegúrate de contar con un sistema de documentación confiable, ya sea digital o físico.
2. Contrata un contador especializado en Panamá: Un profesional con experiencia en la normativa local facilitará el cumplimiento.
3. Realiza auditorías periódicas: Estas revisiones internas ayudan a detectar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas graves.
4. Consulta regularmente con tu agente residente: Una comunicación fluida con tu agente facilitará la actualización de los registros y el cumplimiento normativo.

En Limitless Legal, proporcionamos asesoría contable y legal especializada en sociedades offshore en Panamá, asegurando que tu empresa opere dentro del marco legal y aproveche al máximo sus beneficios fiscales.